Zelf een evenement organiseren

1. Alle evenementen die, volledig of deels, plaatsvinden of passeren op het openbaar domein.
2. Alle publiek toegankelijke evenementen die plaatsvinden in openbare infrastructuur of op privaat domein.
   Uitzonderingen:
   • Kleine, regelmatig terugkerende activiteiten die behoren tot de reguliere werking van verenigingen moet je niet via deze weg aanvragen, tenzij er voor deze activiteiten een specifieke vergunning vereist is, zoals bijvoorbeeld een milieuvergunning voor muziek of een parkeerverbod.
     Bijvoorbeeld WEL: fuif, concert, beurs, rommelmarkt, schoolfeest, quiz
     Bijvoorbeeld NIET: kaartnamiddag, voordracht, workshop
   • Tentoonstellingen die binnen het gemeentelijk cultuurprogramma plaatsvinden, vraag je hier aan.
3. Alle niet publiek toegankelijke (= privé of enkel voor eigen leden) evenementen die plaatsvinden ofwel in openbare infrastructuur ofwel op privaat domein, waarbij een specifieke vergunning vereist is, zoals bijvoorbeeld een milieuvergunning voor muziek of een parkeerverbod.
   Bijvoorbeeld WEL: straatfeest
   Bijvoorbeeld NIET: babyborrel, communiefeest, pensioenviering

Let op: openbare infrastructuur = elke ruimte die publiek toegankelijk is: bv. de gemeentelijke (feest)zalen, maar ook kerken en kapellen.

Mijn activiteit/evenement behoort tot een van bovenstaande types: 

• dien jouw aanvraag in via app.eaglebe.com

Mijn activiteit/evenement behoort NIET tot een van bovenstaande types en ik wil enkel materiaal en/of een zaal reserveren:

Zaalverhuur

Materiaalverhuur

• Kleine evenementen, zonder enige vorm van ondersteuning van de gemeente:
  Ten laatste 4 weken voor aanvang van het evenement
• Evenementen mét ondersteuning van de gemeente:
  Ten laatste 8 weken voor aanvang van het evenement
• Grote evenementen (meerdaags en/of toegankelijk voor duizenden bezoekers/deelnemers):
  Ten laatste 6 maanden voor aanvang van het evenement

Lees hier onze algemene voorwaarden

Maak je evenement bekend

• Vrijwilligersdatabank: giveaday.be
• Info bij het organiseren van (muziek)evenementen: ikorganiseer.be

Voor sommige evenementen heb je, naast een toestemming vanwege Gemeentebestuur Koksijde, nog een of meer bijkomende vergunningen nodig.

• Vergunning voor gebruik van muziek: unisono.be
• Vergunning voor wielerwedstrijden: cyclingvlaanderen.be
• Vergunning voor activiteiten op zee: mobilit.belgium.be
• Vergunning voor activiteiten in natuurreservaten/bos: natuurenbos.be

• Subsidies: buurtfeesten, jongeren, beste fuifconcept, ondersteuning voor fuiven en projectsubsidie voor jeugdinitiatieven
• De nodige verzekeringen
  • Burgerlijke en Objectieve Aansprakelijkheid zijn verplicht!
  • Sportverzekering voor sportevenementen
• Melding aanwezigheid medische hulppost: meldingsformulier_hulppost.xlsx (23.46 KB) "excel"
• Herbruikbaar cateringmateriaal
• (Nacht)Bewaking
• Security (professioneel of vrijwillige stewards): MB toestemming vrijwilligers.bijlage1.pdf (267.2 KB) "pdf"
  Voor het inzetten van vrijwilligers voor bewakingsopdrachten is een afzonderlijke goedkeuring van de burgemeester nodig.
• Tijdelijke publiciteit en wegwijzers op openbaar domein
• Keuringsattesten van tijdelijke constructies (bv. stellingen, podia, tribunes, …)
• Keuringsattesten van elektrische en gasinstallaties
• Melding bij het gebruik van drones: algemeen politiereglement.pdf (776.96 KB) "pdf" (Hoofdstuk 14)
• Wil je een lokaal talent boeken voor je buurtfeest? Viertoren steunt je bij het boeken van een artiest van IJzersterk Talent

Via evenement@koksijde.be.

Of telefonisch via de kantooruren (elke weekdag van 9 tot 12 uur en 13.30 tot 16 uur) op 058 53 21 14.